Boekhouding

Het is een goede gewoonte om eerst te kijken en dan pas te doen. Als je een CSV-bestand van je bank downloadt, dan wil je graag zeker weten dat de juiste gegevens er in staan voordat je het gaat importeren. Bekijken en eventueel aanpassen van de inhoud kan je het beste met Kladblok doen (engels: Notepad, apple: TextEditor en opslaan als platte tekst). Een CSV-bestand is namelijk een gewoon 'plat' tekstbestand (.txt), zonder opmaak of headers of andere zaken die programma's als Excel en Word aan hun bestanden toevoegen.

Als je bijvoorbeeld met Excel een bestand opent dat <<"head1","head2","text1","12,34",>> bevat en dat daarna weer als csv-bestand opslaat, dan past Excel dat zelf aan in <>. En dat is voor een computerprogramma niet hetzelfde, dus dan zal de importfunctie van Admi 365 een melding geven dat dit CSV-bestand niet van de gekozen bank afkomstig is.
We krijgen er vragen over: kan je facturen inscannen zodat ze automatisch in Admi 365 geboekt worden? Nee, dat kan niet en dat gaan we ook niet maken. We hebben er mee zitten testen, prutsen beter gezegd, want het werkt niet en zelfs als het werkt is het veel meer werk dan de oplossing die we nu hebben: betaal gewoon elke ingekomen factuur via de bank en dan zie je de betaling terug op je mutaties: importeren, afcoderen en klaar.
Je pint bij de supermarkt een karretje waarin voor 80 euro boodschappen (privé) zit en voor 20 euro wijn (relatiegeschenken). Je bankafschrift vermeldt dan natuurlijk maar één bedrag van 100 euro. Hoe boek je dat?

Als je het bedrag met de hand inboekt, dan maak je gewoon twee regels, een voor de privé-boodschappen en een voor de relatiegeschenken. Als je maar oplet dat die twee bedragen samen gelijk zijn aan de uitgave op je bankafschrift (en als je eindsaldo klopt met de opgave van de bank), dan heb je het goed gedaan.

Als je de bankmutaties hebt geïmporteerd, dan gebruik je de button Split. Er verschijnt een nieuw scherm waar je het bedrag kunt splitsen in meerdere regels. Je wijzigt het bedrag van de oorspronkelijke uitgave in 80 euro, die je op privé boekt. Daarna boek je het restant van 20 euro op Relatiegeschenken. Als het saldo onderin het venster op 0 uitkomt klik je op de button OK. Met button Volgende loop je even de boekingsregels af, immers het zou kunnen dat je een BTW-code of een omschrijving wilt wijzigen.
De jaarlijkse factuur voor de licensie van Admi 365 (en eventueel de factuur voor het gebruik van de helpdesk) zouden wij boeken onder 480 – Administratie en Accountantkosten, maar het is ook goed verdedigbaar als je de licensie boekt onder 4310 – Computerkosten (het is immers software). Wat niet goed is, is om de kosten van Admi 365 te boeken op 4360 – Abonnementen en Contributies, want die grootboekrekening is bedoeld voor tijdschriften, vakbladen en/of de jaarlijkse contributie aan de Vereniging Voor Vakbroeders. Het belangrijkste is dat je de dezelfde kosten elk jaar op dezelfde grootboekrekening boekt.
Wat je maar leuk vindt. Je kunt porti boeken onder 4320 – Telefoon, fax en internet, je kunt het kwijt onder 4300 – Kantoorartikelen, je mag het onder 4830 – Transport en vrachtkosten boeken, en als je nou regelmatig postzegels nodig hebt en het is op jaarbasis een flink bedrag, dan mag je ook bij Grootboekrekeningen een nieuwe grootboekrekening 4305 – Porti openen en daar de kosten op boeken. Het belangrijkste is dat je alle porti op dezelfde grootboekrekening boekt, maar welke dat is, dat mag je zelf bepalen.

Facturen

Als je een factuur wilt maken voor een eenmalige klant, dan kies je klant "A - Diverse Klanten". Je kunt dan de bedrijfsnaam, het adres, het e-mailadres en/of het BTW-nummer direct op de factuur zelf ingeven en je hoeft dus niet eerst een nieuwe klant aan te maken. En zelfs als die eenmalige klant nog een keer terug komt (of als je een creditnota wilt maken van de factuur) dan kan je de factuur kopieren en de kopie aanpassen, want de op de factuur ingevulde klantgegevens kopieren uiteraard keurig mee.

Die extra invoervelden kunnen wel wat storend werken als je de factuurregels gaat invullen. Elke keer als je een regel toevoegt of wijzigt wordt namelijk het scherm even snel opnieuw opgebouwd en dan moet je eerst naar onder scrollen om die regel te kunnen bewerken. Dus gebruik je een trucje: nadat je de NAW-gegevens hebt ingevoerd selecteer je even klant " - geen klant geselecteerd", dan vul je de factuurregels in en daarna kies je klant "A - Diverse Klanten" weer.
Inboeken van een creditnota gaat eigenlijk net zoals het inboeken van een gewone factuur, alleen met een min (-) voor de getallen. Je boekt het factuurbedrag als negatief getal in het veld ‘factuurbedrag’ en je boekt het kostenbedrag (met de juiste BTW-code, 5-Voorbelasting bij inkoopfacturen en 1-AfTeDragen bij verkoopfacturen) als negatief bedrag in het veld ‘kostenbedrag’ of ‘omzetbedrag’. Je kunt ook de bedragen positief invoeren, maar dan ‘debet en credit omdraaien’, dus het factuurbedrag positief in het veld ‘kostenbedrag’ of ‘omzetbedrag’ en het kosten- of omzet-bedrag positief in het veld ‘factuurbedrag’. In de velden ‘bedrag netto’ en ‘bedrag btw’ komen in beide gevallen dezelfde bedragen te staan.

Fiscaal

Als je per saldo in een kalenderjaar minder dan € 1.345 BTW zou moeten betalen, dan is dat bedrag vrijgesteld. Als je per saldo in een kalenderjaar tussen de € 1.883 en € 1.345 btw moet betalen, dan krijg je een korting van 2,5 x (€ 1.883 – (btw-bedrag van vraag 5a van de aangifte – voorbelasting van vraag 5b van de aangifte)).
Het vrijgestelde bedrag (of de korting) vul je in bij Vermindering Kleine Ondernemersregeling" op je laatste BTW-aangifte van dat jaar of je doet een aanvullende aangifte waarop je alleen de teruggave invult.
De vraag "moet ik mijn auto op de zaak zetten of privé houden?" kan alleen met koffiedik kijken worden beantwoord: het ligt er namelijk aan hoeveel kosten je in de toekomst voor die auto gaat maken en hoeveel kilometers je per jaar gaat rijden, zowel privé als zakelijk. Als je dat redelijk nauwkeurig in kunt schatten, dan hebben wij in de handleiding en de bijbehorende spreadsheet een rekenmodel gemaakt waarmee je snel kunt zien wat voor jouw situatie de beste optie is.
De regel is simpel: als een deel van je privé woning (huur of koop) door je bedrijf gebruikt wordt, dan mag je de kosten alleen aftrekken als dat bedrijfsgedeelte een zelfstandige ruimte betreft. Dat betekent dat de ruimte een aparte voordeur en een aparte WC moet hebben, en dat betekent dat de meeste ondernemers "dus" geen aftrek kunnen krijgen voor een werkkamer, een atelier of een werkplaats.

Nou is er op 19 augustus 2016 een uitspraak gedaan door de rechter, die vond dat een ondernemer met een huurhuis ook gewoon het hele huis door de zaak kon laten huren om vervolgens het niet-zakelije deel van het huis aan de privé persoon te verhuren. Je snapt dat dat de overheid geld zou kunnen kosten dus e.e.a. werd snel in het belastingplan 2017 meegenomen en per 1 januari 2017 is deze uitspraak alweer ongedaan gemaakt: alles blijft dus zoals het was en alleen een aparte ruimte mag fiscaal als bedrijfskosten worden gezien.

Algemeen

Voor het printen raden we aan om Chrome of Brave te gebruiken. Kies de "printer" met de naam "Save as PDF", sla de uitdraai op en print het pdf-bestand. Op deze manier kan je ook met Ctrl-F in het pdf-bestand zoeken. In FireFox kan je (met Ctrl-P of in het rechts-boven menu - print) een printer kiezen met de naam "MicroSoft Print naar PDF". Als je gegevens nodig hebt in bv Excel, dan kan je beter in je browser-venster selecteren en knippen/plakken want als je dat vanuit het pdf-bestand doet zal het resultaat tegenvallen. Of gebruik de Export naar Excel-button, als die beschikbaar is.
Uitleg: We hebben het protocol onlangs gewijzigd. In het menu, onder Stamgegevens, vind je de optie E-mailinstellingen. Daar kan je de gegevens van je eigen e-mailaccount invoeren. Test eerst even of het goed werkt, want een tikfoutje is zo gemaakt.
We hebben veel werk gemaakt van de handleiding van Admi 365, zodat onze gebruikers snel en eenvoudig antwoord kunnen vinden op al hun vragen. Mocht je toch behoefte hebben aan boekhoudkundige ondersteuning, dan is dat niet gratis. Als je een All Inclusive licentie hebt (a € 500,- per jaar) dan kun je bij de service verlenende accountant terecht met al je vragen. Als je een basislicentie hebt (a € 50,- per jaar) en je hebt boekhoudkundig advies nodig, dan kan je ons een email sturen. Geef daarin aan dat je graag gebruik wilt maken van boekhoudadvies op basis uurtarief. In dat geval krijg je van ons een voorschotfactuur van € 100,- excl. BTW. Als wij je betaling hebben ontvangen krijg je van ons het telefoonnummer en het directe e-mailadres van de helpdesk. Ondersteuning per e-mail kost € 40,- per uur en telefonisch contact kost € 60,- per uur, afgerond op eenheden van een kwartier.
Je gebruikersnaam en je wachtwoord geven samen toegang tot je administratie. Zorg er dus voor dat je ze goed bewaard en dat de niet in de verkeerde handen kunnen vallen. Om misbruik te voorkomen kan je 15 minuten niet inloggen als je drie keer een verkeerd wachtwoord hebt ingevoerd.

Als je je wachtwoord (en/of gebruikersnaam) kwijt bent dan kan je ons een e-mail sturen waarin je het probleem uitlegt. Om veiligheidsredenen communiceren we alleen via e-mail en sturen we alleen antwoorden naar het e-mailadres waarmee je bij Admi 365 geregistreerd bent.
We hebben een stukje admistratie van een client (15 facturen, 40 kasmutaties en 300 bankmutaties) twee keer gedaan. De eerste keer was in ExactDOS (het boekhoudprogramma waarmee men volgens ons het snelste mutaties kunt invoeren) en de tweede keer in Admi 365. De test was zo wetenschappelijk mogelijk: dezelfde mutaties, dezelfde persoon die de invoer deed (met evenveel ervaring in Admi 365 als in ExactDOS), hetzelfde grootboekrekeningschema, dezelfde werkomstandigheden etc. De uitkomst was helder: Het handmatig invoeren van bv facturen in Admi 365 en in ExactDOS kostte precies evenveel tijd.

Als echter gebruik werd gemaakt van de mogelijkheid van Admi 365 om (kas+bank)mutaties te importeren was het werk klaar in 75% van de tijd die het kostte om dezelfde mutaties in ExactDOS in te voeren en het automatisch inboeken van de facturen die met Admi 365 waren gemaakt bespaarde zelfs 100% van de tijd die het kostte om het in ExactDOS in te voeren.

Wat tenslotte wel grappig is om te vermelden: onze invoersmurf had in allebei de administraties één fout gemaakt, wat bleek toen we de kolommenbalansen na afloop naast elkaar legden.