Boekhouding

Niemand wil klanten die niet betalen, maar het gebeurt nou eenmaal.

Welk bedrag is oninbaar?
Hoeveel gaan de klanten nog betalen? Hoeveel incassokosten komen daar bij? Het beste is om het per factuur te bekijken.

Kopieer je Open Postenlijst naar een spreadsheet, haal met een formule de BTW eruit (oninbaarheid gaat altijd over het netto bedrag, exclusief BTW) en reken met een percentage het vermoedelijk oninbare deel van de vordering uit.

Rond het totaalbedrag van alle oninbare vorderingen af op tientjes want het is een schatting en geen exact bedrag.

Maak een print van je berekening en bewaar die, als boekingsdocument en als balansspecificatie. Bewaar ook altijd afschriften van correspondentie waaruit blijkt dat de verstuurde factuur inderdaad oninbaar was. Bij controle wil de fiscus dit soort documenten zien.

Een voorbeeld van deze berekening kan je vinden in de Handleiding Spreadsheet, tabblad DubDeb. Je kunt dit bestand downloaden van onze website www.admi365.nl in de download-sectie onderaan rechts.


Een voorbeeld
Bea van de Broek heeft in mei 2016 deze factuur gestuurd:
Werkzaamheden € 1.000,- (geboekt op 8000 - Omzet Diensten BTW Hoog)
BTW 21% € 210,- (geboekt op 1500 - BTW Hoog (af te dragen))
Totaal debiteurbedrag € 1.210,- (geboekt op 1400 - Debiteuren)

De omzet is in de BTW-aangifte over het 2e kwartaal 2016 aangegeven (en die BTW is dus betaald).


Er zijn drie manieren om (deels) oninbare vorderingen op debiteuren af te boeken.

1. Tref een voorziening
De eerste en eenvoudigste manier is om een voorziening te maken. Dan hou je bij je jaarwinst rekening met een tegenvaller (fiscaal: minder winst = minder belasting) maar je Openstaande Posten blijven verder ongewijzigd (dus: aanmaningen etc vermelden nog steeds alle onbetaalde facturen). We boeken de factuur pas af als het 100% zeker is dat deze nooit meer betaald wordt.

Voor de voorziening hebben we een aparte grootboekrekening nodig: de balansrekening 1401 - Voorziening Oninbare Debiteuren. Die valt onder het hoofdstuk 140 - Vorderingen.

We maken een memoriaalboeking van het (vermoedelijk) oninbare deel van de openstaande facturen. Als je al een saldo had staan op 1401 - Voorziening Oninbare Debiteuren, dan boek je alleen het verschil zodat je balanswaarde overeenkomt met het bedrag van je spreadsheet-specificatie.

We boeken de kosten op 4580 - Afschrijving Oninbare Debiteuren. Het zijn Indirecte Kosten die vallen onder het hoofdstuk 450 - Verkoopkosten. Als je in een vorig jaar een voorziening had getroffen en in een volgend jaar betaalt de klant toch netjes, dan heb je in dat laatste jaar dus 'negatieve kosten' op grootboekrekening 4580.

Op je belastingaangifte neem je het saldo van 1400 en 1401 op onder "Vorderingen op Handelsdebiteuren" en noteer je het saldo van 1400 als "Nominaal bedrag" bij diezelfde vraag.

Eind 2016 is Bea's voorbeeldfactuur nog niet betaald. Bea heeft de klant meerdere malen gebeld en steeds beloofde hij dat hij nu snel zou betalen, maar… helaas. Bea schat in de kans dat hij inderdaad nog zijn rekening gaat voldoen op 50%. De BTW krijgt ze altijd terug, dus het bedrag waar ze risico over loopt is die € 1.000,= Omzet. Ze boekt dan:
4580 - Afschrijving Oninbare Debiteuren (debet) € 500,-
1401 - Voorziening Oninbare Debiteuren (credit) € 500,-

Het is uiteraard ook mogelijk om direct alle kosten op 4580 - Afschrijving Oninbare Debiteuren te boeken en die hele 1401 - Voorziening Oninbare Debiteuren niet te gebruiken. Een vereniging die aan het begin van het jaar de contributienota's verstuurd en na drie maanden de wanbetalers royeert als lid (en de contributie afboekt) kan uiteraard ook de oninbare bedragen op rekening 8000 - Contributies afboeken, want er zijn in ditzelfde boekjaar dus minder contributies binnengekomen. Als je echter consequent 4580 - Afschrijving Oninbare Debiteuren gebruikt kan je de afboekingen vergelijken met voorgaande boekjaren.


2. Afboeken van een oninbare factuur
Als je bericht krijgt dat de klant failliet is (of op een andere manier de hoop hebt opgegeven dat je factuur ooit nog betaald gaat worden), dan boek je de factuur af. Let op: pas op het moment dat je de factuur afboekt ga je de boeking maken waardoor je de BTW weer terug krijgt van de belastingdienst.

Je kunt natuurlijk een creditnota maken voor het oninbare bedrag, maar dan krijg je 'negatieve omzet' en ook vaak nog ten laste van het verkeerde jaar. Het is beter om een boeking in het memoriaal te maken en de kosten van de voorziening af te boeken.

Bea boekt dus:
1401 - Voorziening Oninbare Debiteuren (debet) € 1.000,-
1520 - BTW Voorbelasting (debet) € 210,-
1400 - Debiteuren (credit) € 1.210,-

Aan het einde van het jaar gaat Bea opnieuw een opstelling maken van het totaal van oninbare facturen (zoals bij 1. beschreven) dus dan zorgt ze ook voor het juiste saldo op grootboekrekening 1401 - Voorziening Oninbare Debiteuren. In ons voorbeeld stond er al € 500,- op de voorziening (ten laste van het vorige jaar) en in dit jaar komt de rest ten laste van het resultaat (als er verder geen oninbare facturen meer zijn; in dat geval boekt Bea de voorziening per saldo op nul).


3. Een klant betaalt een deel van de factuur.
Stel dat de klant een deel van de factuur betaalt, bijvoorbeeld 800 euro.

Als er een discussie was over de levering of de dienstverlening, dan is Bea blijkbaar akkoord met de 'korting' en zal ze een creditnota maken van het verschil. Als de betaling dan binnen komt kan ze (met een z.g. Split-boeking) de originele factuur en de creditnota tegelijk afboeken tegen het ontvangen bedrag.

Als Bea echter niet akkoord is, dan boekt ze het betaalde bedrag als deelbetaling op de openstaande factuur en dan boekt ze het saldo af als oninbaar.

Het BTW-gedeelte van de factuur en het oninbare gedeelte is altijd evenredig. Je mag niet zeggen "de klant heeft het netto bedrag betaald en de BTW is oninbaar".

In ons voorbeeld, een factuur van € 1.210,- waarvan € 800,- betaald wordt en het restant ad € 410,- wordt afgeboekt, ziet de afboeking in het memoriaal er dus zo uit:
1401 - Voorziening Oninbare Debiteuren (debet) € 338,84
1520 - BTW Voorbelasting (debet) € 71,16
1400 - Debiteuren (credit) € 410,-


Een klant betaalt een factuur die al afgeboekt was.
Als een klant (in een volgend boekjaar) een factuur betaalt die al afgeboekt was, dan kan je die ontvangst het beste op een aparte grootboekrekening boeken, bijvoorbeeld 9100 - Correcties Omzet Vorige Boekjaren. Je kunt ook de ontvangst boeken op 1401 - Voorziening Oninbare Debiteuren, als je dan maar wel aan het einde van het jaar het saldo van de voorziening weer corrigeert aan de hand van de actuele situatie, zoals hierboven staat aangegeven.

Let wel op dat ook hier de BTW deel uitmaakt van het ontvangen bedrag. Als Bea haar factuur uit mei 2016 in december 2016 had afgeboekt als oninbaar en de klant betaalt in 2018 alsnog het hele bedrag, dan zal Bea de ontvangst in het bankboek zo boeken:
1nnn - bank (debet) € 1.210,-
9100 - Correcties Omzet vorige boekjaren (credit) € 1.000,-
1520 - BTW Voorbelasting (credit) € 210,-

In het bankboek kan Bea eenvoudig BTW-code 5 Voorbelasting gebruiken, zodat de BTW automatisch wordt uitgerekend en correct geboekt.
Het is een goede gewoonte om eerst te kijken en dan pas te doen. Als je een CSV-bestand van je bank downloadt, dan wil je graag zeker weten dat de juiste gegevens er in staan voordat je het gaat importeren. Bekijken en eventueel aanpassen van de inhoud kan je het beste met Kladblok doen (engels: Notepad, apple: TextEditor en opslaan als platte tekst). Een CSV-bestand is namelijk een gewoon 'plat' tekstbestand (.txt), zonder opmaak of headers of andere zaken die programma's als Excel en Word aan hun bestanden toevoegen.

Als je bijvoorbeeld met Excel een bestand opent dat <<"head1","head2","text1","12,34",>> bevat en dat daarna weer als csv-bestand opslaat, dan past Excel dat zelf aan in <>. En dat is voor een computerprogramma niet hetzelfde, dus dan zal de importfunctie van Admi 365 een melding geven dat dit CSV-bestand niet van de gekozen bank afkomstig is.
We krijgen er vragen over: kan je facturen inscannen zodat ze automatisch in Admi 365 geboekt worden? Nee, dat kan niet en dat gaan we ook niet maken. We hebben er mee zitten testen, prutsen beter gezegd, want het werkt niet en zelfs als het werkt is het veel meer werk dan de oplossing die we nu hebben: betaal gewoon elke ingekomen factuur via de bank en dan zie je de betaling terug op je mutaties: importeren, afcoderen en klaar.
Je pint bij de supermarkt een karretje waarin voor 80 euro boodschappen (privé) zit en voor 20 euro wijn (relatiegeschenken). Je bankafschrift vermeldt dan natuurlijk maar één bedrag van 100 euro. Hoe boek je dat?

Als je het bedrag met de hand inboekt, dan maak je gewoon twee regels, een voor de privé-boodschappen en een voor de relatiegeschenken. Als je maar oplet dat die twee bedragen samen gelijk zijn aan de uitgave op je bankafschrift (en als je eindsaldo klopt met de opgave van de bank), dan heb je het goed gedaan.

Als je de bankmutaties hebt geïmporteerd, dan gebruik je de button Split. Er verschijnt een nieuw scherm waar je het bedrag kunt splitsen in meerdere regels. Je wijzigt het bedrag van de oorspronkelijke uitgave in 80 euro, die je op privé boekt. Daarna boek je het restant van 20 euro op Relatiegeschenken. Als het saldo onderin het venster op 0 uitkomt klik je op de button OK. Met button Volgende loop je even de boekingsregels af, immers het zou kunnen dat je een BTW-code of een omschrijving wilt wijzigen.
De jaarlijkse factuur voor de licensie van Admi 365 (en eventueel de factuur voor het gebruik van de helpdesk) zouden wij boeken onder 480 – Administratie en Accountantkosten, maar het is ook goed verdedigbaar als je de licensie boekt onder 4310 – Computerkosten (het is immers software). Wat niet goed is, is om de kosten van Admi 365 te boeken op 4360 – Abonnementen en Contributies, want die grootboekrekening is bedoeld voor tijdschriften, vakbladen en/of de jaarlijkse contributie aan de Vereniging Voor Vakbroeders. Het belangrijkste is dat je de dezelfde kosten elk jaar op dezelfde grootboekrekening boekt.
Wat je maar leuk vindt. Je kunt porti boeken onder 4320 – Telefoon, fax en internet, je kunt het kwijt onder 4300 – Kantoorartikelen, je mag het onder 4830 – Transport en vrachtkosten boeken, en als je nou regelmatig postzegels nodig hebt en het is op jaarbasis een flink bedrag, dan mag je ook bij Grootboekrekeningen een nieuwe grootboekrekening 4305 – Porti openen en daar de kosten op boeken. Het belangrijkste is dat je alle porti op dezelfde grootboekrekening boekt, maar welke dat is, dat mag je zelf bepalen.

Facturen

Als je een factuur wilt maken voor een eenmalige klant, dan kies je klant "A - Diverse Klanten". Je kunt dan de bedrijfsnaam, het adres, het e-mailadres en/of het BTW-nummer direct op de factuur zelf ingeven en je hoeft dus niet eerst een nieuwe klant aan te maken. En zelfs als die eenmalige klant nog een keer terug komt (of als je een creditnota wilt maken van de factuur) dan kan je de factuur kopieren en de kopie aanpassen, want de op de factuur ingevulde klantgegevens kopieren uiteraard keurig mee.

Die extra invoervelden kunnen wel wat storend werken als je de factuurregels gaat invullen. Elke keer als je een regel toevoegt of wijzigt wordt namelijk het scherm even snel opnieuw opgebouwd en dan moet je eerst naar onder scrollen om die regel te kunnen bewerken. Dus gebruik je een trucje: nadat je de NAW-gegevens hebt ingevoerd selecteer je even klant " - geen klant geselecteerd", dan vul je de factuurregels in en daarna kies je klant "A - Diverse Klanten" weer.
Inboeken van een creditnota gaat eigenlijk net zoals het inboeken van een gewone factuur, alleen met een min (-) voor de getallen. Je boekt het factuurbedrag als negatief getal in het veld ‘factuurbedrag’ en je boekt het kostenbedrag (met de juiste BTW-code, 5-Voorbelasting bij inkoopfacturen en 1-AfTeDragen bij verkoopfacturen) als negatief bedrag in het veld ‘kostenbedrag’ of ‘omzetbedrag’. Je kunt ook de bedragen positief invoeren, maar dan ‘debet en credit omdraaien’, dus het factuurbedrag positief in het veld ‘kostenbedrag’ of ‘omzetbedrag’ en het kosten- of omzet-bedrag positief in het veld ‘factuurbedrag’. In de velden ‘bedrag netto’ en ‘bedrag btw’ komen in beide gevallen dezelfde bedragen te staan.

Fiscaal

Per 1 januari 2020 is de KOR (Kleine Ondernemers Regeling) compleet verandert. Als je omzet naar verwachting minder dan € 20.000,- per jaar is, dan mag je vrijstelling van BTW aanvragen bij de fiscus (vooraf). Dit kan voor ZZP-ers maar ook voor kleine BV's. Met die vrijstelling hoef je geen BTW-aangifte meer te doen, je mag geen BTW meer op je eigen facturen berekenen en je krijgt dus ook de BTW die je aan leveranciers en serviceverleners betaalt niet meer terug. Volgens ons is dit alleen voordelig voor de klanten van de ondernemers, en niet voor de ondernemers zelf, maar de fiscus beslist anders.

Als je (tijdelijk) onder de KOR BTW-vrijstelling valt, dan kan je dat op het form Factuurlayout aangeven. Nieuwe facturen en offertes krijgen dan automatisch BTW-code 0 (geen BTW). Maak in dat geval ook een set BTW-codes (1, 2, 5 + 6) aan met BTW-percentage 0%. Zie de handleiding voor meer info.
Per 1 januari aanstaande gaat het lage BTW-percentage van 6% naar 9%. De rekenregels van Admi 365 zijn aangepast zodat dit in elk project automatisch goed wordt verwerkt.
De vraag "moet ik mijn auto op de zaak zetten of privé houden?" kan alleen met koffiedik kijken worden beantwoord: het ligt er namelijk aan hoeveel kosten je in de toekomst voor die auto gaat maken en hoeveel kilometers je per jaar gaat rijden, zowel privé als zakelijk. Als je dat redelijk nauwkeurig in kunt schatten, dan hebben wij in de handleiding en de bijbehorende spreadsheet een rekenmodel gemaakt waarmee je snel kunt zien wat voor jouw situatie de beste optie is.
De regel is simpel: als een deel van je privé woning (huur of koop) door je bedrijf gebruikt wordt, dan mag je de kosten alleen aftrekken als dat bedrijfsgedeelte een zelfstandige ruimte betreft. Dat betekent dat de ruimte een aparte voordeur en een aparte WC moet hebben, en dat betekent dat de meeste ondernemers "dus" geen aftrek kunnen krijgen voor een werkkamer, een atelier of een werkplaats.

Nou is er op 19 augustus 2016 een uitspraak gedaan door de rechter, die vond dat een ondernemer met een huurhuis ook gewoon het hele huis door de zaak kon laten huren om vervolgens het niet-zakelije deel van het huis aan de privé persoon te verhuren. Je snapt dat dat de overheid geld zou kunnen kosten dus e.e.a. werd snel in het belastingplan 2017 meegenomen en per 1 januari 2017 is deze uitspraak alweer ongedaan gemaakt: alles blijft dus zoals het was en alleen een aparte ruimte mag fiscaal als bedrijfskosten worden gezien.

Algemeen

Voor het printen raden we aan om Chrome of Brave te gebruiken. Kies de "printer" met de naam "Save as PDF", sla de uitdraai op en print het pdf-bestand. Op deze manier kan je ook met Ctrl-F in het pdf-bestand zoeken. In FireFox kan je (met Ctrl-P of in het rechts-boven menu - print) een printer kiezen met de naam "MicroSoft Print naar PDF". Als je gegevens nodig hebt in bv Excel, dan kan je beter in je browser-venster selecteren en knippen/plakken want als je dat vanuit het pdf-bestand doet zal het resultaat tegenvallen. Of gebruik de Export naar Excel-button, als die beschikbaar is.
Uitleg: We hebben het protocol onlangs gewijzigd. In het menu, onder Stamgegevens, vind je de optie E-mailinstellingen. Daar kan je de gegevens van je eigen e-mailaccount invoeren. Test eerst even of het goed werkt, want een tikfoutje is zo gemaakt.
We hebben veel werk gemaakt van de handleiding van Admi 365, zodat onze gebruikers snel en eenvoudig antwoord kunnen vinden op al hun vragen. Mocht je toch behoefte hebben aan boekhoudkundige ondersteuning, dan is dat niet gratis. Als je een All Inclusive licentie hebt (a € 500,- per jaar) dan kun je bij de service verlenende accountant terecht met al je vragen. Als je een basislicentie hebt (a € 50,- per jaar) en je hebt boekhoudkundig advies nodig, dan kan je ons een email sturen. Geef daarin aan dat je graag gebruik wilt maken van boekhoudadvies op basis uurtarief. In dat geval krijg je van ons een voorschotfactuur van € 100,- excl. BTW. Als wij je betaling hebben ontvangen krijg je van ons het telefoonnummer en het directe e-mailadres van de helpdesk. Ondersteuning per e-mail kost € 40,- per uur en telefonisch contact kost € 60,- per uur, afgerond op eenheden van een kwartier.
Je gebruikersnaam en je wachtwoord geven samen toegang tot je administratie. Zorg er dus voor dat je ze goed bewaard en dat de niet in de verkeerde handen kunnen vallen. Om misbruik te voorkomen kan je 15 minuten niet inloggen als je drie keer een verkeerd wachtwoord hebt ingevoerd.

Als je je wachtwoord (en/of gebruikersnaam) kwijt bent dan kan je ons een e-mail sturen waarin je het probleem uitlegt. Om veiligheidsredenen communiceren we alleen via e-mail en sturen we alleen antwoorden naar het e-mailadres waarmee je bij Admi 365 geregistreerd bent.
We hebben een stukje admistratie van een client (15 facturen, 40 kasmutaties en 300 bankmutaties) twee keer gedaan. De eerste keer was in ExactDOS (het boekhoudprogramma waarmee men volgens ons het snelste mutaties kunt invoeren) en de tweede keer in Admi 365. De test was zo wetenschappelijk mogelijk: dezelfde mutaties, dezelfde persoon die de invoer deed (met evenveel ervaring in Admi 365 als in ExactDOS), hetzelfde grootboekrekeningschema, dezelfde werkomstandigheden etc. De uitkomst was helder: Het handmatig invoeren van bv facturen in Admi 365 en in ExactDOS kostte precies evenveel tijd.

Als echter gebruik werd gemaakt van de mogelijkheid van Admi 365 om (kas+bank)mutaties te importeren was het werk klaar in 75% van de tijd die het kostte om dezelfde mutaties in ExactDOS in te voeren en het automatisch inboeken van de facturen die met Admi 365 waren gemaakt bespaarde zelfs 100% van de tijd die het kostte om het in ExactDOS in te voeren.

Wat tenslotte wel grappig is om te vermelden: onze invoersmurf had in allebei de administraties één fout gemaakt, wat bleek toen we de kolommenbalansen na afloop naast elkaar legden.